Umowa najmu okazjonalnego we Wrocławiu — jak ją zawrzeć krok po kroku

Aktualizacja: lipiec 2026 · czas czytania ~7 min

Najem okazjonalny to najlepsze zabezpieczenie, jakie prywatny właściciel mieszkania może dziś mieć — pod jednym warunkiem: że zostanie zawarty poprawnie. A tu łatwo o potknięcie, bo procedura ma kilka kroków, dwa twarde terminy i jedną wizytę u notariusza. Poniżej cały wzór postępowania właściciela, po kolei: co przygotować, z czym iść do notariusza, ile to kosztuje i czego przypilnować po podpisaniu. Tak, jak robimy to przy mieszkaniach we Wrocławiu na co dzień.

Zanim zaczniesz: czy najem okazjonalny jest dla Ciebie?

Dwa warunki wejściowe:

• Jesteś osobą fizyczną i nie prowadzisz działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Firmy i zawodowi wynajmujący korzystają z podobnej konstrukcji — najmu instytucjonalnego.
• Umowa jest na czas oznaczony — maksymalnie 10 lat. W praktyce podpisuje się ją zwykle na rok, z możliwością przedłużania.

Jeśli dopiero wybierasz formę umowy i chcesz zrozumieć różnice, zacznij od naszego porównania: najem okazjonalny, instytucjonalny czy zwykły. A o tym, co ta konstrukcja realnie daje w trudnych sytuacjach, piszemy w artykule jak najem okazjonalny chroni właściciela. Tutaj skupiamy się na samym „jak to przeprowadzić”.

Krok 1: przygotuj umowę i skompletuj trzy załączniki

Sama umowa najmu okazjonalnego to zwykła umowa pisemna — nie musisz podpisywać jej u notariusza. Siłę nadają jej trzy załączniki:

1. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji — w formie aktu notarialnego. Najemca oświadcza w nim, że opróżni i wyda mieszkanie w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. To serce całej konstrukcji: dzięki niemu w razie problemów nie potrzebujesz procesu o eksmisję.
2. Wskazanie lokalu, do którego najemca będzie mógł się wyprowadzić w razie egzekucji — konkretny adres, na piśmie.
3. Oświadczenie właściciela tego lokalu (lub osoby mającej do niego tytuł prawny), że przyjmie najemcę pod swój dach. Masz prawo zażądać, by podpis pod tym oświadczeniem był poświadczony notarialnie — i warto z tego prawa skorzystać, bo ucina wątpliwości, czy dokument jest prawdziwy.

Najczęstsze pytanie najemców: „a co, jeśli nie mam takiego lokalu?”. Zwykle wskazuje się mieszkanie rodziców albo rodzeństwa. Jeśli kandydat nie jest w stanie wskazać nikogo — potraktuj to jako element weryfikacji. Rzetelni najemcy ten warunek spełniają bez trudności.

Krok 2: wizyta u notariusza — krótsza i tańsza, niż myślisz

Do notariusza idzie najemca (Ty nie musisz być obecny, choć możesz) z dowodem osobistym i projektem umowy. Sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji to standardowa czynność — w kancelarii trwa zwykle kilkanaście minut, a termin we Wrocławiu dostaniesz często z dnia na dzień.

Koszt? Ustawa ogranicza wynagrodzenie notariusza za to oświadczenie do 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r. minimalna pensja to 4806 zł brutto, więc górny limit wynosi ok. 480 zł netto + VAT — a w praktyce bywa taniej. Kto płaci? Ustawa tego nie narzuca: umawiają się strony. Na rynku spotyka się i wariant „płaci najemca”, i „po połowie”. My zwykle rekomendujemy ustalić to wprost w umowie, żeby temat nie wracał.

Krok 3: kaucja i protokół

Przy najmie okazjonalnym kaucja może wynosić maksymalnie sześciokrotność miesięcznego czynszu. Rynkowy standard we Wrocławiu to jednak równowartość jednego, czasem dwóch czynszów — wyższa kaucja utrudnia wynajęcie, a przy dobrze zweryfikowanym najemcy nie jest potrzebna. Do tego dokładny protokół zdawczo-odbiorczy ze zdjęciami i stanami liczników. Nudne? Może. Ale to protokół rozstrzyga po latach, czy rysa na blacie była „od zawsze”.

Krok 4: zgłoszenie do urzędu skarbowego — 14 dni, bez wyjątków

Tu wykłada się najwięcej właścicieli. Żeby umowa działała jak najem okazjonalny, musisz zgłosić jej zawarcie naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Proste pismo: kto, z kim, jaki lokal, od kiedy. Można je złożyć osobiście, listem albo elektronicznie.

Co się stanie bez zgłoszenia? Umowa nie przestaje obowiązywać — ale traktowana jest jak zwykły najem. Cała przewaga, dla której robiłeś załączniki i posyłałeś najemcę do notariusza, przepada. Notariusz, kaucja, oświadczenia — wszystko na nic przez jedno niewysłane pismo. Ustaw przypomnienie w telefonie w dniu podpisania umowy.

Krok 5: co robić w trakcie i na końcu umowy

W trakcie najmu pilnuj aktualności załączników — zwłaszcza gdy najemca zmienia sytuację rodzinną i „jego” lokal zapasowy przestaje istnieć. Po zakończeniu umowy, jeśli najemca wyprowadza się normalnie (a tak jest w zdecydowanej większości przypadków) — rozliczasz kaucję, podpisujesz protokół i tyle.

A jeśli nie chce się wyprowadzić? Wtedy procedura wygląda tak: doręczasz pisemne żądanie opróżnienia lokalu (z podpisem urzędowo poświadczonym), dajesz w nim termin co najmniej 7 dni, a po jego bezskutecznym upływie składasz do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Dalej sprawę prowadzi komornik — bez procesu o eksmisję, bez prawa do lokalu socjalnego i bez okresu ochronnego. Pełną ścieżkę na wypadek problemów opisaliśmy w poradniku zły lokator — co robić.

Lista kontrolna właściciela

• umowa pisemna na czas oznaczony (maks. 10 lat) — podpisana,
• oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji — akt notarialny, w Twojej teczce,
• wskazanie lokalu zapasowego + zgoda jego właściciela — najlepiej z poświadczonym podpisem,
• kaucja przyjęta i zapisana w umowie, protokół ze zdjęciami — zrobiony,
• zgłoszenie do urzędu skarbowego — wysłane przed upływem 14 dni, potwierdzenie zachowane,
• przypomnienie o terminie końca umowy — ustawione z wyprzedzeniem, żeby nowa umowa (i nowy komplet załączników!) była gotowa na czas.

Przy przedłużaniu najmu pamiętaj: komplet załączników trzeba odnowić do nowej umowy. To detal, o którym zapomina się najczęściej — i który odkrywa się dopiero wtedy, gdy dokumenty są potrzebne.

Wolisz, żeby ktoś przeprowadził to za Ciebie?

W Najem? To proste najem okazjonalny to nasz standard pracy we Wrocławiu: przygotowujemy umowę i załączniki, umawiamy notariusza, pilnujemy zgłoszenia do urzędu i terminów przy przedłużeniach. Właściciel podpisuje gotowe dokumenty i ma temat z głowy — a mieszkanie wynajęte szybko i na porządnych papierach.

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje notariusz przy najmie okazjonalnym?

Do notariusza idzie tylko jedno oświadczenie najemcy — o poddaniu się egzekucji. Ustawa ogranicza wynagrodzenie notariusza za tę czynność do 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r. minimalna pensja wynosi 4806 zł brutto, więc górny limit to ok. 480 zł netto plus VAT — w praktyce kancelarie często liczą mniej. Sama umowa najmu nie wymaga formy notarialnej.

Czy umowę najmu okazjonalnego trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Tak — to warunek korzystania z uprawnień najmu okazjonalnego. Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Bez tego zgłoszenia umowa działa jak zwykły najem, a specjalna, szybsza procedura odzyskania lokalu nie przysługuje.

Co jeśli najemca straci lokal, do którego miał się wyprowadzić?

Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym w załączniku (np. właściciel tamtego mieszkania wycofa zgodę), ma 21 dni na wskazanie nowego lokalu i dostarczenie nowego oświadczenia. Jeśli tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego. Warto tego terminu pilnować — to częsty słaby punkt w praktyce.

Artykuł ma charakter edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. Konstrukcję umowy w Twojej konkretnej sytuacji warto skonsultować z prawnikiem lub firmą zarządzającą najmem.